私は起業する前、IT分野で3年のシステムエンジニア、メーカーで組み込み系エンジニア8年働いてきました。
組織の仕事には、仕事の早い人、遅い人いろいろいます。
そういう人たちを見ているとあるルールがあります。
仕事の早い人にはその方法がありますので、その方法についてお話していきます。
私はとても不器用だと思います。
人より理解が遅く、覚えるのも苦手です。
基本的に人より能力が低いと思っています。
それでも、メーカーでは認めていただき、自分の思うように面白いように働くことができました。
そこで実践してきたこと、気づいたことについてお伝えします。
仕事のできる人は、すぐにとりかからない
仕事のできる人は行動が早いと感じると思います。
その理由は、
仕事そのもののスピードよりも、段取りがうまいということです。
やみくもに言われたことをしているのではなく、何の優先度が高いかを見極めたうえで行動が早いのです。
間違えやすいので、ここで一つ落とし穴について書きます。
言われたことにすぐとりかかるというのは、一見良さそうですが、通常、仕事は一つだけのことを行っているわけではありません。
新入社員などで、まだ仕事が少ないうちはそれでもこなせると思いますが、実際は複数の仕事を同時にかかえていることが普通です。
複数の仕事をかかえている中で、もし、言われたことにすぐとりかかっていたらどのようになるのでしょうか。
今やっている仕事も、さっきまでやっていた仕事もどれも食べかけのようになってしまいます。
そうすると、どれも中途半端になり、自分自身も何がなんだかわからなくなります。
結果、他人からの催促があるところから仕事を進めることになり、「あの人は仕事が遅い」と言われることになります。
もちろん、本人は全力でやっているにも関わらずです。
そのために頑張っても頑張っても、認めてもらえず、ストレスばかりがたまってしまいます。
一日の仕事はじめに仕事の全体像を確認する
ここで考えなければならないことは、仕事の全体像を常に把握しておくことです。
一年、一ヶ月、一週間、一日と期間は色々あります。
長いスパンでの計画については、今回はおいておきます。
仕事の分野によっては分刻みのものもあるかもしれませんが、その場合でも、基本的な見通しの立て方は変わりません。
まず、週の初めの仕事に取り掛かる前に一週間のすでに入っている予定の全体像を見てわかる形にします。
ものづくりなどであれば、一枚の紙に書くという形でも足りると思いますが、営業など一日の予定の中に何件も入ってくる仕事であれば、パソコン上に表を作る方が良いと思います。
そして、それを印刷していつも目につくところに置くようにします。
パソコンの中に入れたままだと、なかなか目につかないことがあり、自分でも把握しているつもりが抜けてしまうことがあります。
そのためメーカーなどある程度仕事のスパンが長い場合は、雑に手書きでも良いですが、どちらにしても目につくところに置くようにしてください。私は手書きで一週間分の予定を書いていました。
複数の仕事の中で、優先度の高いもの、納期の近いもの、などをみながら仕事を進めます。
この紙に印刷する良いところは、全体像を常に把握できるということです。
全体を考えずに何かの仕事で思いつくところからはじめていたら、その仕事は行き当たりばったりの手順になります。
多くの仕事は、自分ひとりで完結するものではなく、他の人との関係もあると思います。その全体像を見たうえで、自分は何をいつまでにすれば良いのか、ざっくりメモをしながら進めていきます。
中途半端なシフトチェンジをなくす
仕事が早いということは、無駄な動きが少ないとも言えます。
もちろん、良く知っていることは、すぐにできるとか、慣れていないことは時間がかかるということはあります。でも、全体像が見えている中で行動をするのと、何も考えずに、とにかくとりかかるのとでは、かかる時間は大きく変わります。
仕事には流れがあります。そのシフトチェンジが多いとその都度、その仕事に入るための時間がかかるために全体の仕事にかかる時間が増えてしまうのです。
それを避けるために、仕事の区切りを決めて、平行に仕事を進めるようにします。
一度整理します。
仕事を早く終えたい、という気持ちはいったん抑えて、とりかかる前に全体像を、ノートなどにいったん、書いてみる。
一日で終わるような仕事であればすぐにできますが、一カ月、二カ月、またはそれ以上かかる仕事の場合は、その仕事を分割していきます。ガントチャートなどのルールを使っている人もいると思います。
取り掛かる前に、何をしなければいけないのか書き出す、そして、それぞれをいつまでに終えるのか、ざっくり計画をたてる、そのうえで仕事を始める、という風に進めてみてください。
その都度、修正しないと計画は生きてこない
それと大事なことは、ある程度期間の長い仕事の時には、その予定を見直す（修正する）ことも忘れないでください。
仕事は通常、横から急な仕事が入ってきます。
問い合わせやトラブル、仕事の修正や打ち合わせなどさまざまなことが起こります。
それに合わせてその都度修正する必要があります。
自分がはじめに立てた予定しか入らないなんてことはありません。
学生時代にたてた勉強の計画表が、はっただけで役に立たなくなってしまうことが多いです。その理由は、その都度その都度に、計画表を見直さないからです。
計画はあくまで計画です。
実際に進めてみると、予想より時間がかかったり、逆に短くすむことがあります。
その点も踏まえて予定を見直します。
それができれば、もしかすると自分の仕事が遅れそうだから先に他の人に連絡しなければいけないことなども、ギリギリにならずに気づくことができたりします。
仕事で一番迷惑なのは、納期直前になってできません、と言われることです。
その納期を前提に他の人たちも動いています。
計画は自分のためでもありますが、人のためでもあるということです。
人はうるさい相手から対応する【番外編】
これは書くつもりはなかったのですが、実際の仕事の現場では多いシーンかと思いますので書いておきます。
ほとんどの仕事は自分一人だけで片付くことはありません。
誰かの仕事が進まないために自分の仕事が進まなくなってしまうということもあります。
人と人の関係ですから、その他人に催促することで返ってトラブルになることだってあります。
それを考えると、なかなか言えないこともあります。
そういう時には相手を責めるのではなく、自分の立場を説明することです。
そうするとその相手も仕事の優先度を共有することができます。
自分も相手の仕事の状況を考え、自分の状況を伝えた上で、他人の仕事が進まないときには催促が必要だということもあります。人は「うるさい相手」から片付けようとしますから。